10 Geheimnisse für eine produktive Videokonferenz

Online-Meetings sind, insbesondere während der COVID-19-Pandemie, zu einem immer wichtigeren Bestandteil der modernen Geschäfts- und Privatkommunikation geworden. Auch nach der Pandemie hat sich dieser Trend fortgesetzt. Angesichts der vielen Möglichkeiten für Videokonferenzen und virtuelle Meetings kann es eine Herausforderung sein, effektive und produktive Online-Meetings zu gewährleisten. Hier sind 10 Tipps für erfolgreiche Videokonferenzen.

 

1. Wählen Sie die richtige Plattform : Für Videokonferenzen und virtuelle Meetings stehen Ihnen zahlreiche Optionen zur Verfügung, darunter Zoom, Google Meet, Skype und andere. Wählen Sie eine Plattform, die Ihren Bedürfnissen entspricht und benutzerfreundlich ist. Achten Sie darauf, dass sie die notwendigen Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Dateifreigabe und Aufzeichnung bietet.

 

2. Geräteprüfung : Stellen Sie vor dem Meeting sicher, dass Kamera, Mikrofon und Internetverbindung einwandfrei funktionieren. Testen Sie Ihre Geräte im Voraus, um technische Probleme während des Meetings zu vermeiden. Unerwartete Ausfälle von Video- oder Audiogeräten können den gesamten Video-Meeting-Verlauf erheblich beeinträchtigen.

 

3. Planen Sie Ihre Agenda : Ein effektives Online-Meeting erfordert eine gut strukturierte Agenda. Planen Sie die zu behandelnden Themen, weisen Sie jedem Thema Zeit zu und teilen Sie Aufgaben oder Aktionspunkte bestimmten Teilnehmern zu. Bedenken Sie, dass Menschen im Homeoffice/Remote-Meeting leichter die Konzentration verlieren als im Büro.

 

4. Regeln festlegen : Kommunizieren Sie klar und deutlich, was während des Meetings für das Verhalten erwartet wird. Zum Beispiel: Mikrofon stummschalten, wenn Sie nicht sprechen, Chatfunktion für nonverbale Kommunikation nutzen und Ablenkungen vermeiden. Am wichtigsten ist es, Mobiltelefone stummzuschalten oder sie sogar ganz auszuschalten, wenn das Meeting wichtig genug ist.

 

5. Angemessene Kleidung : Nur weil Sie sich nicht im selben Raum wie die anderen Teilnehmer befinden, heißt das nicht, dass Sie im Schlafanzug erscheinen können. Kleiden Sie sich professionell, so als ob Sie sich in einem persönlichen Meeting befänden. Ein professionelles Erscheinungsbild unterstreicht Ihre Professionalität.

 

6. Nutzen Sie Körpersprache : Videokonferenzen bieten eine hervorragende Möglichkeit, Online-Meetings persönlicher zu gestalten. Setzen Sie dabei Körpersprache ein, genau wie in persönlichen Treffen. Körpersprache kann Ihre Worte zusätzlich unterstreichen.

 

7. Konzentriert bleiben : Online-Meetings können leicht vom Thema abkommen. Daher ist es wichtig, sich auf die Tagesordnung zu konzentrieren und das Meeting im Zeitplan zu halten. Ermutigen Sie die Teilnehmer, aktiv mitzuarbeiten und sich auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren.

 

8. Beteiligung fördern : Stellen Sie sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, sich an der Diskussion zu beteiligen und seine Ideen einzubringen. Fördern Sie die Beteiligung, indem Sie Fragen stellen, Zeit für offene Diskussionen einräumen und die nonverbale Kommunikation über die Chatfunktion unterstützen.

 

9. Relevante Materialien bereitstellen : Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Materialien, wie Präsentationen, Dokumente oder Bilder, vor dem Meeting zur Verfügung stellen. So können die Teilnehmenden die Materialien durchsehen und sich mit Fragen oder Anmerkungen vorbereiten.

 

10. Nachbereitung : Nach dem Meeting sollten Sie alle zugewiesenen Aufgaben und Maßnahmen nachverfolgen. Senden Sie allen Teilnehmenden eine Zusammenfassung des Meetings und stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was als Nächstes zu tun ist.

 

Mit diesen Tipps im Hinterkopf sind Sie auf dem besten Weg zu einer erfolgreichen Videokonferenz, egal ob Sie die Videokonferenz für ein Geschäftstreffen, ein persönliches Gespräch oder eine virtuelle Veranstaltung nutzen.